Het ‘RIS’ heeft zijn langste tijd gehad. Want na jaren ontwikkeling sinds de invoer van het dualisme is wel duidelijk dat het informatiesysteem voor veel meer mensen dan alleen raadsleden belangrijk is. Daarnaast kent het RIS drie fundamentele ontwerpfouten die het ongeschikt maken voor de toekomst. Daarom: Rest in peace RIS. Tijd voor een nieuwe kijk op de ondersteuning van besluitvorming.
Sinds de invoering van het dualisme is er een zoektocht naar de verhouding tussen de raad en griffie enerzijds en anderzijds het college met de ambtelijke ondersteuning. Niet alleen moest er politiek een nieuw evenwicht worden gevonden, ook praktisch gesproken moesten de verhoudingen zich settelen. Dat, gecombineerde met de dringende behoefte om de stapels papier voor gemeenteraadsvergaderingen te digitaliseren, resulteerde in de loop van de jaren 2000 in de rudimentaire vormen van het huidige Raadsinformatiesysteem, kortweg RIS. De ontwikkeling van het RIS viel samen met de echte doorbraak van het internet. De techniek om audio te streamen via het web, ontsloot de optie van audiotulen. En niet veel later ontstonden ook de videotulen.
Afhankelijk van hoe sterk het dualistisch denken doorgevoerd werd, was het RIS in veel gevallen een ‘tool van de raad’, die los stond van de overige gemeentelijke IT. Die geïsoleerde positie van het RIS was en is niet erg efficiënt.
Gaandeweg werd steeds duidelijker dat de gemeenteraad weliswaar een eigen verantwoordelijkheid en positie heeft, maar tegelijk beslist niet los staat van de rest van de gemeente, zeker niet als het gaat om technische ondersteuning. De documenten die de raad nodig heeft, komen in veel gevallen vanuit het concern of moeten er naartoe. Koppelingen met andere gemeentelijke systemen, zoals zaaksystemen en dms-sen bleken technisch complex en foutgevoelig. Daarbij zorgde de noodzaak om stukken ook te kunnen publiceren voor complexiteit die zaaksystemen ongeschikt maakt voor griffie en gemeenteraad. Zo ontstond een lappendeken aan instrumenten, die de goede ontsluiting alleen maar problematischer maakte.
Dankzij de praktische nood uit de begintijd van de griffie, was de aandacht voor het automatiseren van het vergaderproces begrijpelijk. Maar als we uitzoomen is vergaderen natuurlijk een middel, geen doel. Het doel van vergaderen is om samen besluiten te nemen. Dat klinkt als een open deur, maar is het niet. Want als je ‘besluitvorming’ je doel is, moet de ondersteuning ook gericht zijn op ‘de ontsluiting van besluitvorming’. Besluitvorming gaat over concrete onderwerpen. Onderwerpen die vaak een lange levensloop kennen, waarin er heel veel spelers met veel wikken, wegen, amenderen, vergaderen, wheelen en dealen uiteindelijk tot een oplossing komen. Dan volgt een stemming en kan het zomaar gebeuren dat hetzelfde onderwerp met een andere naam een half jaar later opnieuw terug op de agenda komt.
Het probleem van het klassieke RIS – met het vergaderproces als uitgangspunt – is dat het eigenlijk allemaal momentopnames maakt. Zie het RIS als een enorme doos met vakantiekiekjes. Een vergaarbak waar de gewenste ordening alleen maar te krijgen is door alle prentjes met de hand op stapeltjes te leggen. Om inzicht te krijgen in besluitvorming heb je zicht nodig op de levensloop. Het construeren van zo’n levensloop is in de klassieke RIS-oplossingen een heidens karwei. De ontstaansgeschiedenis van het RIS, is de logische verklaring daarvoor.
Dat dit nog steeds een probleem is, werd nog niet zo lang geleden maar weer eens mooi geïllustreerd door het onderzoek van Nieuwsuur naar de staat van het RIS. In die uitzending zei John Bijlvan het Perikles Instituut het mooi: “het RIS is de grootste gemeentelijke bibliotheek, maar na een aardbeving”. Het blijft ingewikkeld om daar de gewenste informatie in te vinden. Vaak krijgen daarbij de zoekmachines van de RIS-oplossingen de schuld. Maar dat is maar ten dele terecht. De oorzaak is dus veel structureler.
Een mooi voorbeeld is de westelijke rondweg in mijn woonplaats Gemeente Amersfoort. Daar is al ruim 40 jaar discussie over. Er zijn drie colleges over gevallen, we hebben als stad er al 27 miljoen euro aan gespendeerd, er zijn 1.500 bomen gerooid, maar er is nog steeds geen rondweg.
Stel je voor dat je als nieuwe inwoner, raadslid, beleidsambtenaar of wethouder dit dossier op je bordje krijgt, hoe krijg je daar in vredesnaam overzicht over? Hoe ontdek je snel wie de sleutelspelers waren, wat hun standpunten waren en hun stemgedrag? Hoe krijg je zicht op rapporten, plannen, onderzoeken, raadsvoorstellen, amendementen en moties?
Een aantal jaren geleden al, begonnen wij met de introductie van themadossiers. Een tijdlijn, documenten, vergadermomenten overzichtelijk bij elkaar. Maar gaandeweg bleek dat het samenstellen van een themadossier te arbeidsintensief was. Zelfs als je dat kan doen terwijl je documenten nieuw toevoegt aan het systeem. Het gevolg is dat er inmiddels in tal van RISsen een handvol onvolledige themadossiers zitten. Griffies ontberen de mankracht om ze goed te vullen. Themadossiers worden al snel werkverschaffing.
Daarnaast bleek nog iets anders. Er zit een logische lacune tussen themadossiers enerzijds, die vaak gaan over grotere bovenliggende thema’s en de werkprocessen anderzijds, die de ruggengraat van het besluitvormingswerk vormen. Er zit een gat tussen een concrete motie over een concreet onderwerpje en het bovenliggend beleidsonderwerp waarover een themadossier gaat.
En dan is er nog een derde probleem. Dat is de toegankelijkheid voor leken. Door de ‘vergadering-gerichte’ aanpak van het RIS, is er een ondoordringbaar systeem ontstaan van vergaderingen en soorten documenten. Maar inwoners zijn niet geïnteresseerd in vergaderingen. Ze willen weten of ze een windmolen in hun achtertuin krijgen, of er betaald parkeren komt en wie daar over gaat. Het RIS (en daarmee het werk van de raad), is zelfs met de mooiste webcast van raadsvergaderingen, een ontoegankelijk oerwoud.
Het RIS is dus dood. Omdat de aanpak van het RIS niet klopt. De vergadering is wél een belangrijk middel, maar niet het doel. Om de gemeenteraad en met haar de inwoners, collegeleden en ambtenaren goed te ondersteunen moet je kantelen. Van een vergadering/proces-gestuurd aanpak naar een onderwerp-content-gestuurde benadering. En dat vergt een hele andere aanpak in de basis.
De afgelopen jaren hebben wij dan ook heel hard gewerkt aan het leggen van een ander fundament. Daarin zijn werkdossiers de werkpaarden van de besluitvorming. Ze leggen het hele traject af van steller naar raad en terug. Een grote omslag in het denken, die ook veel meer mensen raakt. Want waar een RIS een soort veredelde opvangbak is aan het einde van del lijn, is onze aanpak meer een productielijn die stap voor stap het werk ondersteunt. Daar werken álle stakeholders op dezelfde informatielijn van steller tot raadslid aan het resultaat.
Zoals gezegd: tussen de werkprocessen (die wij ondersteunen met werkdossiers) en bovenliggende thema’s zit een ‘logisch’ gat. Het werkproces gaat bijvoorbeeld over een bestemmingsplanwijziging om het plaatsen van een windmolen mogelijk te maken. Het themadossier gaat over de energietransitie. Daartussen zit… het onderwerp. Bijvoorbeeld: Windmolens in het buitengebied. Daar gaat het over in de krant, of op de markt. Zo kennen mensen het onderwerp.
Die onderwerpen moet je centraal stellen. Zo’n onderwerp kan een hele serie werkdossiers (werkprocessen) bevatten. Soms over een hele lange periode. Wat zou het nou toch mooi zijn als die werkdossiers spontaan leiden tot het opbouwen van die Onderwerpen. Het goede nieuws is: dat is precies wat we gemaakt hebben. We gebruiken het nieuwe fundament van werkdossiers om onderwerpen (we noemen ze beleidsdossiers) te vullen. Automatisch. Je hoeft ze alleen maar aan elkaar te verbinden. Die onderwerpen (beleidsdossiers dus) kun je vervolgens weer koppelen aan themadossiers. Zo worden die ook automatisch gevuld. Inclusief tijdlijn, agendapunten, documenten, stemmingen, sprekersbijdrages… de hele mikmak.
Daarmee lossen we een hele serie problemen op. Het probleem van de complexe uitwisseling. Daar zorgen de werkdossiers voor. Het probleem van de toegankelijkheid: onze onderwerpen zien er uit alsof ze door een uitgever worden onderhouden. Het is content: aantrekkelijk, toegankelijk en uitnodigend. Bijvoorbeeld om ook bij andere onderwerpen te kijken. En tot slot de bewerkelijkheid: het gaat allemaal vanzelf. Ook die grote bovenliggende themadossiers worden automatisch gevuld.
Nu, zullen we het Hallelujah van Händel aanheffen? Nou misschien nog even wachten… Techniek is nooit dé oplossing alleen. Mensen maken het succes. Het begint dus bij visie, een gedeelde droom of besef aan urgentie. En dan moet je werken aan draagvlak. Aan beide zijden van de duale muur. Dus voordat je de eerste werkdossiers kan gaan optuigen, moet er wat water door de Rijn. Het goede nieuws is: het kán. De eerste gemeenten zijn al begonnen. Daar zijn de handen over de duale muur heen in elkaar geslagen. Wij helpen graag mee. Met workshops en presentaties. Het RIS is dood, Maar besluitvorming is springlevend!
© Copyright 2025 Qualigraf. Alle rechten voorbehouden.
