Wat is de uitkomst van het project?
“We hebben de overbrenging van raadsvergaderingen van Leiden – en de samenwerkingspartner Oegstgeest – voorbereid. De uitkomst was dus een test-overbrenging. Dat hebben we gedaan op basis van de nieuwe MDTO-standaard. Alleen voor de video-metadata hebben we nog gebruik gemaakt van ons eigen tijdelijke schema.
Parallel liep ook een test met CompanyWebcast waar we veel input hebben gehad voor het verbeteren van het nieuwe schema. We zijn nu bezig met de eerste echte overbrenging…”
Je zou zeggen de testen zijn gedaan, de eerste overbrenging is onderweg. Jullie zijn bijna klaar, bij de volgende gaat het vanzelf …?
“Dat zou je hopen ja … Maar zo simpel is het niet. We hebben nu natuurlijk wel een handleiding en we kunnen het uitgedachte schema aanbieden aan de leveranciers. En als wij ervaring hebben met de leverancier, dan is er daar al kennis. Ook dat scheelt al flink.
Tegelijk merken we dat er per gemeente, binnen de systemen, verschillend wordt ingevuld. Dus ook al werken gemeenten met hetzelfde Raadsinformatiesysteem, de ene gemeente vult een veld wel in, maar een andere gemeente maakt van dat veldje geen gebruik. Dus dan heb je iets voor ogen bij het archiveren dat in de praktijk toch niet kan.
Of een gemeente heeft ervoor gekozen om alleen de videotulen in een RIS-systeem te zetten, maar de agendastukken zitten in een zaaksysteem. Dat moet dan weer gekoppeld worden aan elkaar.”
Dus het zal nog wel even puzzelen blijven?
“Ja. Het is soms behoorlijk puzzelen, maar dat vinden wij juist leuk. Overigens is dat niet alleen met videotulen zo, maar met heel veel digitale archivering. We zijn bezig met dingen die nog niet eerder gedaan zijn. Je kunt niet of nauwelijks een oplossing van de plank trekken en zeggen ‘zo doen we dat’.
Dus we moeten nieuwe oplossingen bedenken voor heel veel digitaal materiaal dat wordt geproduceerd en dat gearchiveerd dient te worden. Dat gepuzzel kan voor buitenstaanders wel wat voelen als het ontcijferen van hiërogliefen.”
Wat kan een gemeente doen om het eenvoudiger te maken?
“Wij zien nu vaak dat een gemeente klem komt te zitten. Hun leverancier wil tot een zeker punt gaan in de voorbereiding, maar niet verder. Voor een goede overbrenging is er echter vaak meer werk aan de dataset van de gemeente noodzakelijk. Wij doen dat niet voor de gemeente omdat dit niet onze taak is …
In het geval van Leiden lag dat anders, want deze testopname was een deel van de aanbesteding. Dat is heel prettig. Dan kunnen wij gelijk de aanlevereisen ook leveren. Want nu was een vereiste dat jullie daaraan voldeden. Nou, dat is dus ook -succesvol – getest. Dus als gemeenten ons er vroeg bij betrekken dan weet iedereen waar die aan toe is.”