Als griffier dien je in de eerste plaats jouw raad. Die moet zo goed mogelijk in positie gebracht worden. Goede informatie is daarbij cruciaal. Raadsleden hebben niet alleen de stukken voor de komende vergadering nodig. Ze willen graag inzicht per onderwerp, per maatschappelijke opgave. Overzicht over de totale levensloop van een issue, ongeacht hoe lang het al speelt. Hoe krijg jij dat, met de beperkte middelen waarover je beschikt voor elkaar? Daar maken wij het grote verschil. Met onze oplossing verschaf jij hen inzicht, zonder dat het jou werk kost. Het gaat namelijk automagisch!
Het geheim van Qualigraf zit in de ondersteuning van de complete workflow van besluitvorming. Voor jouw griffie betekent dat: eenvoudig plannen, behandelen en doorschuiven van agendapunten met alle documenten die daaraan gekoppeld zijn. Maar ook: eenvoudig uitwisselen van informatie met het college. En niet te vergeten: meer grip op planning door een ingebouwde termijnplanning. (En die kost niets extra!)
En het wordt nog mooier. Door de termijnagenda te verbinden met de workflfow vul je beleids- en themadossiers automagisch. Zo ontstaan er – zonder dat jij er extra werk van hebt – overzichtelijke, toegankelijke dossiers over alle maatschappelijke opgaves, waarover jouw raad beslist. Dat bespaart jou tijd die je kan besteden aan ondersteuning. Het geeft je raadsleden, inwoners maar ook ambtenaren eenvoudig overzicht over complete dossiers. Dat is nog eens transparantie!
De raad heeft zijn eigen positie en verantwoordelijkheid. Maar de informatie moet eenvoudig kunnen worden uitgewisseld.
Ons platform biedt grip op raadsprocessen en helpt samenwerking, zowel binnen als buiten de raad. Binnen de raad werken raadsleden en griffie samen rond het opstellen van moties, amendementen, raadsinitiatieven of schriftelijke vragen. Het administreren en uitwisselen van moties, schriftelijke vragen, technische vragen en toezeggingen is een peulenschil. Zicht op de status ontstaat automatisch en is voor zowel raad als college als bestuursondersteuning eenvoudig te volgen.
Wil je nog verder gaan met samenwerken? Dan kan. Samenwerken op tekstblokken, documenten of dossiers maakt het mogelijk om al in een vroegtijdig stadium goed afgestemde voorstellen te ontwikkelen. Denk ook aan automatisch aangroeiende oplegnotities, waar je binnen de griffie aan kunt samenwerken met elkaar.
Vergaderen is een kernproces dat ongestoord en soepel moet lopen. In Qualigraf stel je agenda’s en stukken zonder moeite samen. Agenda’s plan je met een paar klikken ver vooruit. Met de ingebouwde datumprikker vind je makkelijk geschikte datums.
Dankzij onze vergaderApp (Voor iOS, MacOS, Windows én Android) vergader je papierloos en houdt je grip op alle soorten besluiten. Aantekeningen maken en delen is natuurlijk standaard.
Videoverslaglegging is optimaal geïntegreerd. Dankzij koppelingen met MVI en Cmeets, wissel je agenda’s eenvoudig uit. De markeringen van sprekers en agendapunten komen automatisch terug in ons systeem. Net als de stemmingen. Het rijke multimedia verslag geeft zicht op bijdrages, besluiten, stemmingen, documenten en transcripten van bijdrages. Het delen van fragmenten, stemmingen of individuele sprekersbijdrages is allemaal ingebakken.
We bieden een volledig geïntegreerde streamingoplossing. Maar wil je YouTube of Microsoft Teams inzetten? Kom maar op, ook dat is mogelijk.
Of je digitaal je stukken wilt ondertekenen, of je raadsleden inzicht wilt geven in de actuele stand van de gemeentelijke financiële positie, dankzij onze koppelingen is het zo geregeld. Ook het eenvoudig inloggen met één centrale inlog (via SSO) is beschikbaar.
Met Qualigraf werk je samen in een veilige omgeving. Veiligheid is een basisvoorwaarde bij het beheren van raadsinformatie. Ons platform voldoet aan de hoogste standaarden, zoals ISO 27001, ISAE 3000, ISO 9001 en ISO 16175 zodat je zeker weet dat gegevens goed beschermd zijn. Het systeem groeit mee met nieuwe wetgeving, technologische ontwikkelingen en de veranderende behoeften van griffiers, raadsleden en ambtenaren.
Rob Bosveld
|
Business Developer
Rob Bosveld
Business Developer
Zet de eerste stap en boek een kennismakinggesprek. Of stuur simpelweg een whatsappje!
