Geef haperende Informatievoorziening een ruggensteun

Vooropgesteld: systemen zijn, net als regels en procedures, nooit hét antwoord. Wie kwaad wil, kan dat doen. Als een College informatie wil achterhouden, dan blijft dat natuurlijk mogelijk. Of, we weten het allemaal, informatie kan vakkundig worden verstopt in het laatste mapje onder in het laatste koffertje.

Maar laten we niet bij voorbaat uitgaan van kwade wil. De gemeente ’s-Hertogenbosch heeft onder leiding van griffier @Wim Amesz en burgemeester @Ton Rombouts het Handvest Informatievoorziening Gemeenteraad opgesteld. Een oprechte poging om de informatieplicht zo praktisch mogelijk te maken.  Daar staat te lezen:

“De informatie die het college levert ter voorbereiding op een door de raad te nemen beslissing moet de raad in staat stellen om een zelfstandige afweging te maken over het door het college voorgestelde besluit.”
Wat moet er dan in een voorstel zitten?
“De voorgeschiedenis van het voorgestelde besluit in telegramstijl, waarbij met name eerdere relevante besluiten worden vermeld. (En verder: argumentatie voor het voorgestelde besluit, risico’s die met het besluit samenhangen, de alternatieven voor de voorgestelde aanpak die in de voorbereiding zijn onderzocht of overwogen; financiële consequenties van het besluit).”
Waar moet die informatie vandaan komen?
“Verwijzingen naar eerdere besluitvorming vinden zo veel mogelijk plaats door het opnemen van een hyperlink naar de vindplaats in het Bestuurlijk Informatiesysteem.”

Met andere woorden: het bestuurlijk informatiesysteem speelt een cruciale rol in het ontsluiten van de noodzakelijke informatie. En precies daar wringt de schoen. Want daar zijn de klassieke systemen namelijk niet voor ontworpen. Ze ontsluiten in de eerste plaats vergaderingen, maar geen besluiten.

Daarom is het voor de ambtelijke organisatie helemaal niet zo eenvoudig om ‘eerdere relevante besluiten’ terug te vinden. Zeker als onderwerpen al jaren spelen en het ondertussen een komen en gaan is geweest van ambtelijk talent. Datzelfde euvel treft de Raad. Die heeft ook vaak een slecht geheugen, vooral omdat het geheugen vaak op twee benen loopt en na een jaar of 8 op dezelfde twee benen de deur uit is. Dus worstelen raadsleden (en collegeleden) met hetzelfde probleem. Er is eerder over een onderwerp gesproken, of zelfs besloten, maar de informatie blijkt niet of maar moeilijk vindbaar.

De huidige systemen helpen daar maar zeer beperkt bij. In Zaaksystemen kan in principe een besluit op een zaak worden opgeslagen. Maar zaaksystemen zijn niet afgestemd op de noden van bestuurlijke (en politieke) besluitvorming. Collegeleden hebben toegang, maar raadsleden komen niet in het Zaaksysteem. En daarnaast behandelen zaaksystemen een raadsvoorstel alsof het een kapvergunning is. Er is geen enkele politiek context beschikbaar. “Daarvoor moet je in het RIS zijn”, is een veel gehoorde tegenwerping.

Even afgezien van het probleem dat je daarmee dus voor lief neemt dat je een doorlopend proces (besluitvorming) doelbewust gaat opknippen in brokken, gaan Raadsinformatiesystemen hier evengoed mank. Waarom? Omdat ze eigenlijk vooral individuele vergaderingen ondersteunen. Elke vergadering is als een snapshot van dat vergadermoment. Wie het verband tussen alle behandelmomenten op tientallen vergaderingen uit het verleden wil vinden, moet in een enorme doos kiekjes duiken om de relevante stukjes bij elkaar te puzzelen.

Dat moet en kan anders. De crux is dat we ‘Onderwerpen’ centraal moeten stellen. Een onderwerp is een maatschappelijke kwestie. Iets waarover je in de krant leest, of je opwindt op Instagram. Zo’n onderwerp is eigenlijk een hele collectie van eerdere besluiten. Elk besluit (in de vorm van een raads- of collegevoorstel) kent een relevante context. Naast het raadsvoorstel allerlei bijlages, zienswijzen, moties, amendementen, schriftelijke vragen, debatbijdrages (in tekst-, video- of audiovorm), inspreekbijdrages, toezeggingen, stemmingen en besluitteksten.

Daarbij hebben we de afgelopen jaren de onzalige gewoonte ontwikkeld om te denken in documenten. Dus een raads- of collegevoorstel is een PDF-document met daarin o.a. de elementen zoals opgenomen in eerdergenoemd Handvest: argumentatie, risico’s, alternatieven en financiële consequenties.
Zou het niet handig zijn als je die fragmenten los beschikbaar hebt? Gewoon als platte tekst? Dan kun je ze ook veel beter presenteren en ontsluiten. Dat is stukken beter voor zoekmachines en ook veel bruikbaarder om later analyses mee te maken. Maar nee, we slaan al die goed doordachte informatie plat en duwen het in een pdf-document. Dat is slecht doorzoekbaar, slecht vindbaar (echt – lees hier waarom) en dus bijna niet herbruikbaar. Wat een verspilling van kennis, kunde, inzet en geld.

Zou het niet mooi zijn als je per onderwerp een dossier hebt, waarin al die tientallen besluiten met alle politieke en bestuurlijke context aantrekkelijk, begrijpelijk en toegankelijke ontsloten wordt? Daar moet toch elke beleidsambtenaar, wethouder, raadslid, inwoner, advocaat en journalist blij van worden. Dat je zomaar door een tijdlijn kunt scrollen en per besluit snel kan zien wat de context is van dat besluit.
Misschien kunnen er dan ook nog aanvullende documenten bij gepresenteerd worden. Relevante artikelen uit de media bijvoorbeeld. Of onderzoeken van rekenkamers, kennisinstituten of andere relevante bronnen.

Kunnen we dat niet met AI? Zeker en vast. Maar dan nog moet iemand dan maar weten hoe die dat doen moet. Als je niet zo computer-vaardig bent, zou het toch wel erg inclusief zijn als je dat gewoon standaard voor elk onderwerp dat het bordje van de raad of college passeert doet. Vooral als dat namelijk nauwelijks extra werk kost. Want laten we wel wezen. Het achteraf samenstellen van dossiers, is een monnikenklus waar de meeste griffies vriendelijk voor bedanken. En terecht. Maar als het werkproces van de gemeente nou automatisch meteen Onderwerp-dossiers opbouwt, dan is er een win-win situatie.

Het mooie is – dat zal de oplettende lezer niet verbazen – dat dit al kan. Dus daarom ter afsluiting een schaamteloos stukje reclame voor onszelf. Die Onderwerp-dossiers bestaan al. Net als de werkdossiers die het hele besluitvormingsproces onderbouwen en die de automatische vorming van de onderwerp-dossiers mogelijk maken. Nee, niet alles is al klaar. Het is work in progress. Stip op de wand enzo. Maar het meeste is er al. En in gebruik bij Nederlandse gemeentes. Je kunt binnenkort beginnen. Moet je alleen wel vandaag contact opnemen. Stuur me gerust een DM. Ken je gemeenten waar die informatieplicht wel een duwtje in de goede richting kan gebruiken? Stuur dit verhaal dan door, tag ze en geef mij ook een seintje. Wie weet wat voor moois daar weer uit komt.