Vergaderingen zijn het werkpaard van onze democratie. Maar wie ooit geprobeerd heeft om na een reeks vergaderingen álle informatie over één onderwerp bij elkaar te krijgen, weet hoe versnipperd die informatie is. Je zoekt je een ongeluk. ThemaDossiers moeten dat probleem oplossen, maar in klassieke systemen maak je dossiers pas achteraf (na de vergadering). Wij doen het anders.
Neem nou Amersfoort. Al meer dan 40 jaar bakkeleien de Keistad-inwoners (en hun raadsleden) over de Westelijke Rondweg. Dat heeft inmiddels dik 27 miljoen euro gekost. Plus vijftienhonderd bomen en drie colleges… Stel je voor dat jij nieuwbakken wethouder, beleidsambtenaar, raadslid of inwoner bent, die zicht moet krijgen op dit dossier. Hoe achterhaal je wie, welke fractie, wat vindt? Of gevonden heeft? Hoe krijg je overzicht over de besluiten die zijn genomen? Veel sterkte met zoeken.
Hoe mooi zou het zijn, als je automatisch dossiers opbouwt, zonder dat het je nog handwerk kost. Voor elke onderwerp dat er speelt in jouw gemeente of provincie. Zou dat niet automatisch zijn? Het mooie is: dat is precies wat wij gemaakt hebben. We beginnen bij het onderwerp, en bouwen van daaruit dossiers op. Dit noemen we automagische dossiervorming.
We hanteren drie lagen om de complexiteit van besluitvorming te vangen:
Het werk begint (meestal) bij de steller – de beleidsambtenaar die voorstellen voor college en raad voorbereidt. Hij/Zij start in Qualigraf met een werkdossier. Met de ingebouwde teksteditor schrijft hij de voorstellen en verzamelt hij alles wat nodig is: voorstellen, bijlagen, voorgenomen besluiten, begrotingen, zienswijzen etc. Voorafgaand aan de behandeling op de agenda’s haal je de benodigde parafen op en daarna begint het werkdossier zijn reis door de organisatie. Het complete behandeltraject langs verschillende vergaderingen plan je in het werkdossier. Het resultaat aan het eind van de lijn: één besluit. Genomen door de raad, het college of als mandaatbesluit.
Onderwerpen zijn vaak gelaagd. Bijna altijd heb je meerdere werkdossiers die samen één beleidsvraagstuk vormen. Daarom brengt Qualigraf al die werkdossiers samen in Beleidsdossiers. Een collectie van meerdere samenhangende besluiten. Dat doen we via de Termijnagenda. Aan elk onderwerp in de Termijnagenda koppel je onbeperkt werkdossiers. Zo ontstaat één beleidsdossier met een overzicht van alle relevante informatie.
Werkdossiers die langs de raad komen, bevatten natuurlijk ook sprekersbijdragen van raadsleden en stemmingen van de raad. Ook die informatie komt samen in de beleidsdossiers. Een overzichtelijk tijdlijn met behandelpunten ontstaat automagisch. De Termijnagenda vervult dus een dubbelrol. Het is een planningsinstrument en een publicatie-tool tegelijkertijd.
Daar stopt het niet. Want de politieke werkelijkheid is complex. Daarom kun je Beleidsdossiers op hun beurt weer koppelen aan een of meer Themadossiers. Zo kun je ook gemakkelijk dossiers opbouwen van langlopende complexe thema’s in de samenleving.
Het voorbeeld hieronder geeft weer hoe dat werkt.
Door het onderwerp centraal te stellen, ontstaat er vanaf het begin overzicht en samenhang. Dat is voor alle betrokkenen van belang. Of je nu besluiten moet nemen, of ze alleen maar hoeft te begrijpen. Beleidsmedewerkers kunnen zich eenvoudig inwerken in een complex en langlopend onderwerp. Raadsleden hebben één plek waar ze de hele historie van ene onderwerp kunnen overzien. Bestuurders beschikken over actuele, volledige dossiers, wat de kwaliteit van besluitvorming ten goede komt.
Bovendien maakt automatische dossiervorming het eenvoudiger om inwoners te informeren. Door de onderwerp-gerichte aanpak wordt het ook aantrekkelijk. Inwoners raken niet langer de draad kwijt in een RIS met bergen documenten en ellenlange vergaderingen, maar ze navigeren van relevant onderwerp naar onderwerp.
Automatische dossiervorming is niet alleen een technische innovatie, maar ook een cultuurverandering. Het vraagt om denken in onderwerpen, niet vergaderingen. Voor organisaties die werken aan open en transparante besluitvorming, is dit een logische volgende stap.
Met Qualigraf wordt het mogelijk om vanaf de eerste pennenstreek tot en met de uitvoering van de allerlaatste motie één dossier te volgen. Altijd actueel, altijd volledig, en toegankelijk voor iedereen die er belang bij heeft. Dat maakt de relevantie van de raad veel duidelijker.
